Le traitement des call-back

Quand un internaute rempli un formulaire de call-back propre à une annonce immobilière, que ce soit depuis le site de l’agence, ou depuis un portail immobilier, l’internaute donne son consentement pour être rappelé pour l’annonce en question. La finalité du formulaire est le traitement de l’internaute par rapport à l’annonce.

L’agent immobilier n’est donc pas autorisé à faire d’autres traitements sur l’internaute, et notamment à lui envoyer des publicités pour d’autres annonces. Pour pouvoir l’inclure dans un système de rapprochement, l’agent immobilier doit d’abord en avoir fait la demande à l’internaute. Pour cela il y a deux solutions :

• la plus simple : ajouter sur le formulaire de call back du site Internet de l’agence, une case à cocher non cochée « J’accepte de recevoir également des propositions d’autres annonces immobilières de budget et nature similaire ». Ainsi si l’internaute a coché ce formulaire, alors l’agent immobilier peut lui envoyer des propositions d’annonces immobilières. Idéalement, l’agent immobilier demande à son ou ses portails immobiliers de faire le même travail.

• l’autre solution, en complément, consiste simplement à envoyer un e-mail à l’internaute pour lui proposer de lui envoyer d’autres annonces similaires, et de le prévenir dès que l’agence rentre un nouveau mandat aux caractéristiques comparables. Si l’internaute répond positivement, alors il a donné son consentement pour recevoir d’autres annonces.

Le traitement des copropriétaires

Un syndic de copropriété dispose d’un contrat de prestation avec l’Association des copropriétaires. Dans le cadre de sa mission, le syndic a besoin de connaitre l’identité et les coordonnées de chaque copropriétaire. La finalité de sa mission l’oblige donc à ce traitement. Le syndic est donc parfaitement autorisé à stocker les coordonnées des copropriétaires, tant qu’ils sont copropriétaires, et pendant toute la durée légale de la conservation des données comptables.

Par contre, si le syndic a également une activité d’agence immobilière ou de gestion locative, il n’a pas reçu le consentement des copropriétaires pour leur envoyer des publicités d’annonces immobilières ou des publicités sur son activité de gérance locative. Pour qu’il puisse organiser ce type de traitement, il doit au préalable demander l’accord des copropriétaires.

Le Site Internet de l’agence

Le Site Internet de l’agence ou du syndic collecte des données personnelles, à travers son ou ses formulaires de contact. Dans l’idéal, le site doit disposer d’un certificat SSL pour qu’il soit en HTTPs. Cela permet de crypter les échanges de données entre le serveur et le navigateur, et d’éviter qu’une personne mal intentionnée vienne lire les échanges de données.

Sur le site Internet, il faut également faire afficher les Mentions Légales, en indiquant qui est le propriétaire du site, qui est l’éditeur, et le but du site. L’affichage d’une rubrique Politique de Confidentialité, qui détaille les traitements effectués sur les données personnelles, et les sécurités mises en place, est indispensable. Enfin, sur les formulaires de contact, il faut laisser le choix à l’internaute d’accepter ou non de recevoir des propositions d’annonces immobilières.

La suppression des données

Prospect : Quand un candidat à l’achat ou à la location prend contact avec une agence pour des renseignements ou une visite d’un bien, il transmet ses coordonnées, donc quelques données personnelles (nom, gsm, e-mail). L’agence a le droit de conserver les données du candidat pendant une durée de 3 ans. Par contre, si l’internaute procède à un « opt-in », c’est à dire une action formelle envers l’agence immobilière (réponse à un e-mail, saisi dans un formulaire sur le site, envoi d’un sms), ce délai est automatiquement prolongé de 3 ans à la date de l’opt-in. S’il s’est passé 3 annnées depuis le dernier opt-in, l’agence immobilière ne peut plus contacter le candidat. Elle peut conserver ses données personnelles pendant encore 2 ans, mais uniquement dans une base d’archive, et avec un accès restreint au responsable de l’agence. Au delà de ces deux années d’archivage, l’agence doit supprimer définitivement les données personnelles du candidat.

Vendeur : Dans le cas d’un propriétaire qui a fait appel à une agence immobilière pour vendre son bien, et que la vente a été effective, l’agence immobilière peut conserver les données du vendeur pendant 3 ans, mais sans autre traitement que le suivi de la vente. Au delà de ce délai, l’agence doit archiver les données du propriétaire, afin de respecter la législation luxembourgeoise sur la conservation des factures, pièces comptables et actes. Ce stockage doit se faire pendant 10 années. Après cet anniversaire, les données doivent être effacées définitivement.

Acheteur : Dans le cas d’un candidat qui a acheté le bien proposé par l’agence immobilière, le traitement est exactement le même que pour le vendeur : Conservation des données pendant 3 ans, avec traitement limité au suivi de l’acquisition (sauf si l’acheteur a donné son consentement pour d’autres traitements, comme l’inscription dans une Newsletter par exemple), puis archivage pendant 7 ans, et destruction définitive des données. Sauf évidemment sur l’acheteur a donné son consentement pour d’autres traitements, et a effectué plusieurs opt-in dans cette période.

Locataire : Dans le cas d’un candidat qui a loué un bien auprès d’une agence immobilière, l’agence doit conserver les données du locataire pendant 10 ans, uniquement dans le respect de la conservation des données de comptabilité (en lien avec la facture de location émise par l’agence). Par contre ce traitement n’autorise pas d’ajouter le locataire dans une base de prospection.

Copropriétaire : Dans le cas d’un copropriétaire d’une copropriété qui vend son bien, le Syndic doit conserver les données du propriétaire tant que son solde n’est pas à zéro, afin de pouvoir faire sa mission de Syndic de copropriété. Ensuite, sans consentement pour une autre finalité, le Syndic archive les données du propriétaire, et les détruit au delà de 10 ans.

Copropriété : Dans le cas d’un contrat de Syndic qui se termine, le Syndic n’a pas de raison réelle de conserver les données personnelles des copropriétaires, puisque l’entièreté du dossier est transmis à un nouveau Syndic. Dans ce cas, le délai de 3 ans de conservation plus 2 ans d’archive paraît suffisant, pour permettre notamment au Syndic de se défendre en cas de conflit juridique qui se déclarerait après la fin de sa mission. Le syndic peut très bien conserver les données de la copropriété pendant une durée bien plus importante, sous réserve qu’il a anonymisé les données des copropriétaires, c’est à dire qu’il a remplacé les noms, prénoms, tél, e-mail et adresse par une suite de caractères (des étoiles, des x, etc).